Excelの基礎をしっかり学んで効率的に仕事をこなしましょう!

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今日は、Excel の基礎をしっかり学びましょう。

多くのビジネスシーンで使用されているExcelですが、使ったことのない人にとってはその素晴らしさが伝わりにくいかもしれません。実際にExcelの基礎を学んで「こんな機能があったんだ!」と驚かれる方が多いのではないでしょうか。また、Excelは簡単に使うこともできますが、反面関数など奥深い部分も多々あり、学べば学ぶほどはまってしまうという声をよく耳にします。

 

ここではこのExcelの基礎について表計算から書式設定まで簡単に説明していきますので、ぜひExcelを学ぶ上での参考にしてください。

 

Excelとは?

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Excel(エクセル)とは、Microsoft社のOfficeに含まれる表計算ソフトです。つまりは「セル」と呼ばれるマスを利用する計算機と考えればよいでしょう。セルには文字を入れることもできますし、そのまま計算して数字を入力することもできます。Officeの中ではWordと並んでよく使用されるソフトで、Wordにはできない複雑な計算機能が含まれていますが、基本的に文字の入力方法はWordとほぼ同じなので、Wordを使ったことがある人であれば操作もすぐに慣れるはずです。

 

Excelの得意技は表計算

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Excelの得意技は表計算です。「表計算」というからには、計算だけでなく表も含まれます。もちろん基礎でも表計算を学ぶことになります。最もわかりやすい例であれば、請求書などが挙げられます。たとえば、それぞれの商品の明細を表内に列記していき、価格の部分を合計する際、従来であれば人が計算機で計算した結果を書き込むという作業が行われてきました。しかし、Excelなどの表計算ソフトでは、数字さえ分かっていればわずかな操作で合計金額を計算してくれるため、人的ミスが圧倒的に減少し、作業の効率化を図ることができるようになったのです。

 

ここで計算式の基礎についてご紹介します。まずはExcel基礎を学ぶ上で基本中の基本である四則計算です。たとえば、セルB3とB5に入っている数値を合計したい場合は、はじめに合計値を入力したいセルをクリックします。(ここではB7としましょう。)B7をクリックすると選択されたことを意味する囲みが表示されますので、選択した状態で、「=」を入力します。先ほど入力したイコールに続いて、B3をクリックします。そうするとB3のセルが点滅し、イコールの後に「B3」という文字が自動で入りますので、そのあとに「+」と入力します。その後、B5をクリックし、エンターで確定すると「=B3+B5」の回答が自動的に入力され、計算が完了します。

 

こうした計算に使用する数字や記号は半角で入力してください。全角で入力すると数字とみなされず、Excelが計算をしてくれませんので注意が必要です。また、+のかわりに引き算は-、掛け算は*、割り算は/を使用します。

 

Excelの関数

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「関数」と聞くと途端に「難しいなー」と感じる人が多いのですが、その難しい関数をかわりにExcelが計算してくれるので、思っているよりとても簡単です。簡単に関数を解いてもらうために、決まった形の中にポイントとなる数字だけを入れてあげれば良いのです。ここでは基礎中の基礎となる関数をご紹介します。

 

SUM関数

最も基礎となるSUM関数のSUMは、日本語で「和」を意味します。ですので、合計を求める際の関数です。先ほど四則計算で+の使用法はご紹介させていただきましたが、もしも多くの数字を一度に足していく場合は、結局手作業でひとつひとつセルに=を入れたり、合計したい数値の入っているセルをクリックしたりを繰り返す必要が出てきます。そのため、多くの数字を一度に合計する場合の関数としてSUM関数が大変有効なのです。

 

たとえばF2からF25まで縦1列に合計したい数字が並んでいるとしましょう。その場合以下のような式が成り立ちます。

=SUM(F2:F25)

上の式を見るとなんとなく仕組みがわかるのではないでしょうか。このような基礎的な関数であれば先ほどの四則計算のようにマニュアルで入力することも可能ですが、Excelではいくつかのステップで入力してくれるようになっていますので、よりいっそう簡単になります。

 

AVERAGE関数

基礎的な関数として次に来るのはAVERAGEは「平均」です。SUM関数と同様に、数式を作ることが可能です。たとえばF2からF25までの数字の平均を出したい場合は…

おそらく多くの方がここでピンときていることでしょう。そうです。SUM関数と同じやり方です。つまりは下記のような式になります。

=AVERAGE(F2:F25)

 

これらの基礎的な関数は形式に従っていますが、もちろん関数の種類によっては何でもこの形に当てはまるわけではありません。それでもExcelはこのような関数を利用して計算できるので大変便利です。

 

Excelの書式設定

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書式設定と言っても、表示形式の設定から書類全体の見栄えを良くするなど幅がありますので、ここでは基礎中の基礎である表示形式の設定について触れたいと思います。よく使うのは数字の桁区切りです。金額表示の場合は3桁でカンマを入れて区切るのが通常ですが、このカンマを手作業で入れていくのは億劫です。しかし、Excelならばこの桁区切りもボタン一つでできてしまいます。

 

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Excelの基礎についてざっと説明しましたが、Excelは本当に便利な機能が満載で、ここでご紹介したのはほんのさわりでしかありません。それでもExcelは難しくないということがご理解いただけたのではないでしょうか。ぜひExcelを使いこなして作業の効率化を図ってください。GoGetterzには、数多くのExcelをはじめとする Microsoft Office の基礎を学ぶことができるコースが用意されています。積極的に活用してください!
 

 

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