Officeとは?その種類やバージョンについて

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今日のテーマは、仕事でもプライベートでも頻繁に利用されている “Office” についてです。

 

Officeは今やビジネスツールとして欠かすことのできないソフトで、効率よく仕事を行う上でビジネスマンなら誰もがその技能を必要とされる時代です。

また、ソフトウェアのOfficeは、Microsoft社のものが広く一般に知られていますが、実は別の会社からもリリースされています。こうした会社別のOfficeの特徴や、使用する端末別の特徴などをまとめましたので、まずOfficeを学ぶとりかかりとしてお読みください。

 

Officeとは?

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その名の通りオフィス(会社など)でコンピュータを使用して仕事を助けるためのソフトウェアをまとめたものになります。文書作成のワープロツール、表計算ツール、プレゼンテーションツールなどをひとまとめにしてOfficeと呼びます。

ワープロツールは、昔はタイプライター、そしてワープロとして知られる文字を書く機能です。同時に文書内に写真やイラストを挿入したり、グラフなどを入れることもできます。白紙のファイルに一から文章を入れていくこともできますし、テンプレートを使用して定型文を利用することもできます。

表計算ツールは、大きな計算機と言ってもいいでしょう。セルと呼ばれる縦横に広がるマス目に、文字や数字を入れ、関数を利用して瞬時に計算を可能にする機能が便利です。請求書や納品書の作成から、勤怠管理表など事務に役立つ機能が満載です。

プレゼンテーションツールは、スライドで表示させ、多くの観衆を前に説明する際の視覚補助として利用されます。会議やプレゼンテーションでは、言葉だけで説明するより、スライドを用いて視覚的に訴えた方がわかりやすいことが多いです。

 

Officeの種類

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OfficeはMicrosoftだけと思っている方もいるかもしれませんが、互換性のあるソフトがたくさんの会社から発売されています。それらはMicrosoft社より安い価格で使用できたり、無料だったりと経費節約になりますが、Microsoft社のOfficeとは多少使い方が違ったり機能的に不足していたりということもあるので、一長一短があります。

 

Microsoft Office

Microsoft社から発売されているソフトで、ワープロツールのWord、表計算ツールのExcel、個人情報管理ツールのOutlookをはじめ、プレゼンテーションツールのPowerPointやデータベースツールのAccessなども含まれます。1989年にMac向けとして単品だったツールをまとめて販売したのがはじまりで、Windows向けは1990年に発売されました。日本語版発売は1993年になります。

Kingsoft Office

日本のベンチャー企業キングソフト社が開発したソフトで、2007年に「KINGSOFT Office 2007」を公開して以来、Microsoft社のOffice同様に使用できるのに安価であるという理由から爆発的な広がりを見せ、年々シェアが拡大しています。ソフトにはワープロツールのWriter、表計算ツールのSpreadsheets、プレゼンテーションツールのPresentationが含まれています。

 

ThinkFree Office Neo

韓国のソフト会社Hancom社の子会社であるThinkFree社が開発したのがこのThinkFree Officeです。Microsoft社の公式価格と比較して8分の1の価格でワープロツールのword、表計算ツールのcell、プレゼンテーションツールのshowを使用できるほか、PDFファイルの編集も可能です。

 

Officeを使用する端末と種類

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近年のクラウドサービスの発達に伴い、Officeもクラウドで使用することができるため、利用する端末の種類にかかわらず使用できますが、クラウドサービスを利用していない場合でも従来のソフトウェア同様端末にダウンロードして使用することもできます。ここでは、Microsoft Officeを例に使用できる端末や製品の種類について説明します。

 

プリインストール版

通常端末を購入する場合には、すでにOfficeのプリインストール版が入っている場合があります。その場合は、購入した端末が壊れない限り使用することができますが、別の端末に乗り換える場合は引き続き使用することはできません。

 

サブスクリプション版

現在の主流はこちらのサブスクリプション版で、月額使用料や年額使用料を払って継続する形です。従来のCDやDVDタイプのソフトをインストールするのではなく、オンラインで購入してダウンロードでき、ショップに買いに行くといった手間が必要ありません。MicrosoftではOffice 365 Soloという製品がこれにあたります。プリインストール版と比べると割高ですが、端末の種類にかかわらず(Macも含めて)2台までインストール可能という点と、常に最新版のOfficeに更新できるという利点があります。

 

永続ライセンス版

従来のソフトを読み込んでインストールする形のものになりますが、現在Microsoftでは最新版を発売していませんので、Office 2013で最新となります。この場合、一度端末に入れてしまえば永続的に利用可能ですが、最新版へのアップグレードができません。ただ、2台まではインストール可能です。

 

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ざっと大まかな説明をしましたが、Officeはまだまだ奥深いので、ぜひ実際に使ってみてその素晴らしさを体験してください。仕事の効率が大変アップすること間違いなしです。今までにOfficeを使用していた方でも、しっかり学ぶと意外に「こんな機能もあったのか!」と驚かれることでしょう。

 

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